اختر المصادر المعتمدة
ابدأ بالمستندات التي يثق بها الموظفون بالفعل لاتخاذ القرار: السياسات المعتمدة ومعلومات الخدمة الحالية وسجلات المنتجات المصانة وأدلة العمل الصريحة.
لا يتحول مجلد ملفات تلقائيًا إلى قاعدة معرفة. يحتاج كل مصدر إلى مسؤول وجمهور مقصود ونطاق ونقطة مراجعة.
- مسؤول محدد
- غرض معتمد
- نسخة حالية
- جمهور ونطاق واضحان
اكتب للاسترجاع والمراجعة
افصل السياسات المختلفة، واستخدم عناوين وصفية، وضع الاستثناءات بجوار القاعدة التي تغيرها. لا تدفن الإجابة الفعالة داخل مقدمات طويلة أو مستندات مكررة.
تساعد السيناريوهات المنظمة عندما يجب أن يكون المحفز أو الإجراء أو التأكيد أو التصعيد ثابتًا.
- موضوع واحد لكل قسم
- صياغة واضحة
- استثناءات صريحة
- قواعد تأكيد وتصعيد ظاهرة
اختبر الأسئلة والأدلة
يطرح الاختبار المفيد أسئلة ممثلة ويفحص الإجابة ومقطع المصدر الدقيق المستخدم. ويشمل أيضًا أسئلة يجب ألا يجيب عنها المصدر.
التغطية ليست هي الصحة. ما زال المراجع البشري يقرر ما إذا كان المصدر والسلوك الناتج يطابقان السياسة.
- سؤال شائع
- سؤال غامض
- سؤال خارج النطاق
- فحص تعارض المصادر
حافظ على حلقة التشغيل
تتغير المعرفة بتغير المنتجات والسياسات وسير العمل. عيّن لكل مصدر مهم مسؤول مراجعة وطريقة للإبلاغ عن الفجوات من المحادثات الفعلية.
يجب أن تعود نتائج الجودة إلى المصدر أو سير العمل الذي سبب المشكلة، لا إلى درجة على محادثة فردية فقط.
- دورية مراجعة
- إبلاغ عن الفجوات
- سجل نسخ
- إعادة الاختبار بعد التغييرات المهمة
أفضل مصدر معرفة ليس الأطول، بل المصدر الذي يسهل فهم سلطته ونطاقه ودليله.